Inspiration & Kunskap

Effektivisera din arbetsdag - tips från en agil konsult!

Spenderar du arbetsdagarna med att rusa mellan möten? Upplever du att du har svårt att hinna med allt som behöver göras däremellan? Vår kollega Deni har flera metoder för att strukturera och balansera som han delar med sig av här.

En typisk dag i mitt liv brukar tvinga mig till att hinna med eget arbete i mitt konsultuppdrag, workshops, möten med nya och befintliga kunder och internt arbete för ADDQ. Jag är ofta på språng mellan olika kontor och möten och däremellan ska jag hinna med planering och uppföljning, svara på mail, stämma av och planera arbete med kollegor och mycket mer. Känner du igen dig?

Jag använder mig av några enkla knep för att hinna med allt utan att samtidigt springa in i väggen. Exempel  på dessa är att balansera dagen mellan effektivt arbete och lugnare stunder, mentala övningar och att använda mig av effektiva digitala lösningar. Hoppas några av mina råd kan underlätta även för dig!

För gärna diskussionen vidare med mig, du hittar mig på Linkedin.

1. Frukosten – den bästa stunden att styra upp dagen

Jag börjar varje dag med morgonmys i soffan hemma, med frukost och nyhetsmorgon på i bakgrunden. Den lugna stunden på morgonen är guld värd för att hinna med ”allt det andra” som jag måste göra och under frukosten passar jag på att gå igenom de mail jag har liggandes och börjar planera och strukturera upp min dag.

Om din livssituation inte tillåter dig att ta en lugn frukost, se då till att börja arbetsdagen med att planera ditt arbete. Varje dag hoppar jag in och ut ur många möten, men genom att redan på morgonen gå igenom kalendern så hinner jag få en bra överblick och vara någorlunda förberedd på vad arbetsdagen har att bjuda på.

2. Kommunikation är din bästa vän

Att hålla presentationer och administrera workshops är en del av min vardag. Antingen presenterar jag en produkt, ett projekt eller ett erbjudande och målgruppen skiftar flera gånger per dag. Detta gör att jag givetvis måste veta hur jag kommunicerar på ett bra sätt.

Min presentationsteknik kommer till stor del från David Philips fantastiska utbildning. Om ni håller många presentationer, ta kontakt med www.presentationsteknik.com och prata med dem direkt. Kunskapen och insikterna jag fick i kursen använder jag regelbundet, inte bara då jag håller presentationer utan även i vardaglig kommunikation. Att förstå hur en människa tar emot och behandlar information, och baserat på det kunna göra sig förstådd på ett enkelt sätt är oerhört värdefull information. Det är den bästa kursen jag har genomgått.

Ett annat väldigt bra tips är Jan Atle Andersens bok, Skick och oskick på jobbet.
Den ger dig tydliga applicerbara kommunikationsregler som minskar mängden missförstånd, både i team som jobbar med varandra dagligen och för de mer oregelbundna och sällsynta möten som man tar del av.

Läs även: Så förenklar ni kommunikationen i agila team

3. Använd restiden för egentid och återhämtning

Jag har många olika vardagliga arbetsplatser. Mitt primära kontor är hos kund, men min kund har lokaler utspridda över hela Göteborg och jag arbetar därför ofta i flera olika kontorsbyggnader. Dessutom hälsar jag regelbundet på hos våra andra kunder, jobbar från ADDQs kontor och ibland arbetar jag även hemifrån. Min situation gör att jag alltid är på språng och bilen är ett av mina mest använda verktyg.

Vid behov klämmer jag in ett telefonmöte i bilen, men jag försöker använda transporttiden för att ladda om och rensa skallen. Den lugna stund jag inte får under frukosten får jag istället på väg till jobbet, så gott som det nu går att hålla sig lugn i Göteborgstrafiken… Ibland kan det till och med vara värt att ta en omväg för att ge sig själv lite extra avslappning. Har jag möjlighet så tar jag gärna ett stop på Lindholmen för en fantastisk vy över småbåtshamnen eller Röda sten för en härlig utsikt över göteborgs hamn.

För att hålla mig själv motiverad och alert försöker jag att inte fuska med de där stunderna där man får vandra iväg i tankarna. Jag håller en regelbundet hög stressnivå, och för att hålla mig frisk har jag lärt mig ta hand om min mentala hälsa med övningar i mindfulness. Jag rekommenderar starkt boken 26-timmarsdygnet av Tern och Blücher, och en kurs hos Mindworkout.se.

4. Öka din fokus med hjälp av en balansbräda

I möten sitter man oftast ner, i en bil sitter man alltid ner. När jag väl är på kontoret och jobbar vid min arbetsplats försöker jag därför att stå upp. Tiden här går oftast till att administrera projekt, skapa presentationer eller beta av mailkorgen, så oavsett hur mycket man försöker så är man oftast stationär på sin arbetsplats. Därför jobbar jag helst på en balansbräda – det är bra både för att aktivera hjärnan och få igång kroppen. Man hittar även nya muskler som man inte ens visste fanns, dock kommer denna insikt snyggt inslagen i träningsvärk.

Balansbrädor finns i många olika utföranden och prisklasser. På Ergoff hittar man bland många väldigt bra ergonomiska produkter, den mer vanliga varianten av balnasbräda. Jag föredrar att spendera mina arbetsdagar på en Indoboard, de är lite häftigare och mer avancerade, man får däremot räkna med ett par blickar från kollegorna när man glömmer bort att det är svajigt och trillar av.

5. Planera in tid direkt efter en workshop – annars hinner du glömma

I min roll blir jag ofta kontaktad av kunder som behöver stöd med design för mobila enheter. Jag leder därför ofta workshops med kund om appar, mobilitet, digitalisering och User Experience.

Det absolut viktigaste med workshops är att den information som framkommer tas tillvara effektivt. Därför försöker jag alltid planera in tid efter en workshop där jag kan översätta det ofta ganska snabba och smutsiga underlaget från workshopen. Denna process går mycket enklare när man har diskussionerna från workshopen tydligt i huvudet. I mitt yrke brukar workshops resultera i en prototyp som sedan används som underlag för vidare diskussion; antingen för att ge feedback på idéer, visa den för intressenter som inte kunde delta i workshopen eller att hantera ytterligare kravmassa.

Här finns en mängd olika verktyg att använda, men jag har blivit god vän med Balsamiq mockups. Det är billigt och det går väldigt snabbt att skapa en prototyp. Detta är en stor fördel när vi är i ett tidigt stadie där konceptet med stor sannolikhet kommer behöva ändringar och revision tidigt i processen. Då vill man ha lagt ner så lite tid som möjligt på en prototyp som kanske inte är helt rätt från början.

6. Ta dig tid för både lunch och fika!

Att luncha med kollegor -  från ADDQ, från konsultuppdraget eller från branschen - är ett mycket effektivt sätt att hålla sig uppdaterad på vad som händer i de olika branscherna och att hålla humöret på topp! Jag hänger gärna med LunchIn-gänget, där alla olika branscher och profiler samlas för härliga diskussioner och för att skapa nya bekantskaper.

Detsamma gäller med fikan. Jag har gjort karriär av att leda förändringsarbete och effektivisera processer, men varför försöka fixa något som funkar - ingen dag är komplett utan FIKA, don’t fix something that isn’t broken!

7. Alla möten behöver inte ske i person – men gärna ansikte mot ansikte

På ADDQ ingår alla i ett autonomt team, där de anställda driver sitt eget teams affär. Mitt team sitter utspridda på flera olika platser över Göteborg och till och med i Sydkorea. Vi försöker så gott som det går träffas i person, men när det inte är möjligt använder vi oss av digitala lösningar för att hålla regelbunden kontakt. I verktyget Slack kan hela teamet hålla asynkron kontakt.

Skype användes för mer regelbundna och bokade möten, både internt och i mitt uppdrag. Varje dag på eftermiddagarna har vi vår dagliga avstämning med managementteamet. Då vi är utspridda på fem olika platser globalt använder vi regelbundet videokonferens istället för att bara chatta. Att se varandra, även om det är digitalt, ökar teamtillhörigheten trots att vi sällan träffas fysiskt – och alla vet vi att en stark teamkänsla ökar produktiviteten och medarbetarnöjdheten.

8. Samla dagen innan du går hem

Morgondagen väntar med nya utmaningar så jag försöker att inte lämna arbetsuppgifter till imorgon om det inte är absolut nödvändigt.

Slutet av dagen, oavsett när den råkar bli, försöker jag viga till att samla ihop dagens arbete, skicka statusuppdateringar på pågående projekt och att skicka ut eventuella mötesinbjudningar. Allt det löpande arbete som behöver göras när man är en innovatör, projektledare, produktägare, kvalitetscoach, kravledare, UX-designer och problemlösare – allt på samma gång!

9. Jobba inte på fritiden!

Uttrycket ”lev inte för att arbeta, arbeta för att leva” är kanske lite smörigt, men stämmer så väl. Dra en tydlig gräns mellan arbetsliv och privatliv och se till att maximera din återhämtning så att du hinner längta tillbaka till jobbet.

Jag har levt i ett högt tempo under hela mitt yrkesliv. Den största faktorn som håller mig mentalt frisk är att jag återhämtar mig på ett sätt som funkar för mig

Ett exempel är att jag sedan barnsben har sysslat med musik, så  efter jobbet åker jag regelbundet till replokalen och titulerar mig som Frontman i ett Dödsmetalband.

Snacka om att ta mindfulness till sin yttersta spets - alla borde testa!

Skrivet av

Deni Aganovic

är en Affärsutvecklare med UX i blodet som alltid strävar efter att identifiera och förstå såväl verksamhetens som slutanvändarnas behov. Deni har en gedigen erfarenhet från bl.a fordon-, livsmedel- samt hälso- och sjukvårdsbranschen och jobbar idag med Affärs- och Verksamhetsutveckling som konsult hos våra kunder samt med sälj och affärsansvar internt på ADDQ

Prenumerera för mer nyheter och inspiration