Inspiration & Kunskap

Så förenklar ni er kommunikation i agila team

Agila arbetsmetoder innebär en hög grad av interaktion mellan de personer som är inblandade i ett projekt. Bra kommunikation mellan teammedlemmarna ökar därför möjligheterna för en snabb process med en bra slutprodukt, men hur ser man till att kommunikationen är effektiv?

Ett team som arbetar agilt är tvärfunktionellt och alla personer som behövs för utvecklingen av en produkt finns representerade. Genom en iterativ arbetsmetod, där bland annat testare, utvecklare och kravställare har tät kommunikation, skapas hela tiden resultat som kan utvärderas och förbättras. Detta skapar ett flexiblare arbetssätt där eventuella brister och problem kan upptäckas i ett tidigt skede, vilket i sin tur bidrar till en effektivare process och att produkten blir good enough.

Kommunikation viktig för det agila teamet

Det agila arbetssättet bygger alltså på att teammedlemmarna kommunicerar med varandra. Att uppmuntra och möjliggöra för kommunikationen inom teamen är därför något alla företag med agila metoder bör arbeta aktivt för. Trots detta är kommunikation inte alltid en prioriterad fråga inom agila team.

Nedprioriteringen kan bero på att teammedlemmarna sitter långt ifrån varandra, att det inte finns bra tekniska lösningar för att kommunicera.  Om möjligheter för kommunikation är bra kan det vara så att teamets medlemmar inte upplever ett behov av att kommunicera.

Brister i kommunikation kan också bero på att man inte vet vilken information som kan förenkla teammedlemmarnas arbete. Därför delar man inte med sig av saker som man själv har kunskap om.

Att kommunicera innebär att dela med sig av kunskap

En av de mest välkända (och kanske enklaste) modellerna för kommunikation innebär just ett utbyte av kunskap; där en sändare delar med sig av sin kunskap genom att formulera den till ett budskap som skickas genom någon sorts kanal till en mottagare.

Ett förenklat exempel på detta är när en testare sammanställer sin kunskap av ett testresultat i ett dokument och sedan skickar detta via mail till sina teammedlemmar. Medlemmarna i teamet läser mailet och om de förstår testarens anteckningar får även deltagarna kunskap om testets utfallet.

I denna enkla modell finns framförallt två faktorer som påverkar kommunikationen.

  1. Testaren måste uppleva att det finns ett behov att dela med sig av resultaten.
  2. Testaren måste använda sig av en kommunikationskanal som resten av teamet har tillgång till. Om resultatet exempelvis lagras i en databas dit inte hela teamet har tillgång kommer inte budskapet nå alla.

Så hur skall testaren i vårt exempel kunna veta att det finns ett behov av att dela med sig av informationen och samtidigt veta till vilka personer och via vilken kanal? Genom att teamet gemensamt tar ett beslut om att ni ska kommunicera, när ni ska kommunicera, hur ni ska kommunicera och vem ni ska kommunicera till!

Besluta vilken kanal som skall användas beroende på budskap och mottagare

Genom att gruppen gemensamt sätter upp riktlinjer för sin kommunikation förenklas informationsflödet. Varje teammedlem vet på förhand vad denne skall dela med sig av, men även vilken information denne själv kommer få ta del av och vart informationen kommer ifrån. Riktlinjerna bör beskriva vem som skall kommunicera, vad som skall kommuniceras, till vem kommunikationen skall ske, via vilken kanal och när.

Enklast är att gruppen tar fram riktlinjerna i en workshop där man kan utgå från följande:

1. Definiera de olika rollerna i gruppen

Ni kanske redan ser det som en självklarhet vilka roller som är inblandade i ett projekt, men det är viktigt att ni trots detta definierar och skriver ner de olika rollerna inom teamet som ett första steg. Kanske finns det även någon som inte är en direkt del av teamet, men som fortfarande spelar en roll i teamets arbete? Denna skall också tas med i era riktlinjer.

2. Definiera vilken information som behöver kommuniceras

Utgå från de olika rollerna i gruppen och diskutera vilken kunskap som kan vara av värde för vilka roller. I agila team är det ofta många olika roller som behöver ta del av samma information, men informationsbehovet beror till viss del på vilka metoder ni använder er av. Vid till exempel testdriven kravhantering är det extra viktigt att testresultaten kommuniceras till såväl kravställare som utvecklare och vid contionous delivery är det viktigt att kommunicera vad som uppdateras och när.

3. Vilka kanaler skall ni använda?

Många föredrar att kommunicera via kanaler som de är vana vid, ofta utan fundera på om det kan finnas bättre alternativ. Därför är det viktigt att ni som team diskuterar vilken eller vilka kanaler som finns tillgängliga, och vilka av dessa som passar bäst för just er. Ofta är det detta beslut som kräver mest fundering och diskussion.

De vanligaste kommunikationskanalerna är möten där kommunikationen sker ansikte mot ansikte, telefon, e-mail, chatt och lagring i någon sorts databas.

Exakt vad som fungerar bäst för ditt team vet bara ni, men ofta kan man utgå från frågorna: ”Hur snabbt måste andra få del av den här informationen?” ”Hur många måste få del av informationen?” ”Behöver man kunna hitta informationen längre fram?”

Om informationen behöver finnas tillgänglig längre fram bör den lagras i en databas, men då är det kanske även rimligt att det skickas ut ett meddelande till teamet om att ny information finns på databasen? Detta skulle kunna ske via gruppchat eller mail. Eller kanske räcker det att informera om uppdateringar i databasen en gång i veckan på ett teammöte?

Dags att kommunicera!

Visst låter dessa tips både grundläggande och självklara, men med handen på hjärtat: kan du helt bestämt säga om dina kollegor och teammedlemmar vill att du hör av sig till dem via mail eller en internchat? Vet du vilken information teamet tycker kan vänta till veckomötet och vad som borde kommuniceras direkt?

Det finns inga självklara regler kring hur kommunikation ska ske, men det viktigaste steget är att ni som team tar beslutet att prioritera kommunikation och aktivt diskuterar och funderar på hur ni vill kommunicera med varandra!

Skrivet av

Prenumerera för mer nyheter och inspiration