Inspiration & Kunskap

Kravhantering i miljöer med olika kulturer

Världen blir allt mer globaliserad och många arbetsplatser består idag av medarbetare från olika länder med olika kulturer. Här tipsar vi om hur olika kulturella beteenden kan mötas vid kravhantering!

Vår kultur skapar ofta en grund för hur vi beter oss, vilka gester vi använder oss av och vilken vikt vi lägger vid hierarkier. Wikipedia definierar också kultur som just ”socialt överförda levnadsmönster”.

Kulturen kan definiera levnadssättet hos ett helt samhälle, vilket inkluderar bland annat beteende, seder, kläder, ritualer, och normer för lagar och moraliska system.

Olika kulturer = olika beteendemönster

När vi kliver in i nya projekt går ofta den första tiden ut på att lära känna varandra, känna av stämningen på teamet och hitta ett sätt att kommunicera som passar alla. I internationella team ligger en extra utmaning i att teamet kommer ha olika kulturellt betingade beteendemönster som vi måste lära oss läsa och förstå. Dessutom sker kommunikationen på ett annat språk än det egna.

Jag har spenderat ungefär halva mitt yrkesliv som kravanalytiker och testledare utomlands, och har flera knep jag brukar använda mig av när jag kliver in i projekt i miljöer med olika kulturer.

Det absolut viktigaste för att all kravhantering skall vara lyckosam är att man går in i nya projekt och möten med ett öppet sinne. I mötet mellan olika kulturer behöver det öppna sinnet vara extra öppet. Man måste ha vidöppna ögon och vara extra lyhörd.

Förutsättningslösa grundförutsättningar

Tänk både logiskt och nyfiket; om en fransos kysser dig på kinden är det sannolikt inte för att personen raggar på dig. Oftast hälsar man på varandra så i Frankrike. På samma sätt betyder det antagligen inte att en sydeuropé är arg på dig för att personen pratar högt och snabbt.

Att en person från Korea bugar sig för chefen kanske du uppfattar som konstigt, trots att det är ett helt normalt beteende. I Korea är det nämligen god sed att man bugar för sin chef på morgonen och när man går hem i slutet av arbetsdagen.

Det finns massvis av liknande exempel. Vi bör därför inte förutsätta att alla beter sig som oss utan logiskt fundera på varför andra beter sig som de gör och nyfiket ta reda på varför.

På samma sätt bör vi inte heller förutsätta att alla är lika bra på engelska.

Engelska är inte alltid engelska

Trots att engelska är det vanligaste arbetsspråket när vi arbetar i internationella team behärskar alla i teamet engelska på olika nivåer. Vi pratar med olika dialekter och uttal och har olika ordförråd.

Min senaste erfarenhet av språkskillnader i internationella team var i höstas när jag arbetade i Seoul. Då hade några i teamet svårt att förstå engelska med stark norsk dialektal accent, då det var långt från deras eget språk. Mitt modersmål är däremot nära det norska språket och jag har dessutom bott i Norge. Detta gav mig andra förutsättningar att förstå den norska dialekten och att vara en brobyggare mellan parterna.

Om alla deltagare inte tar med sig all information från ett möte behöver det inte bero på teknisk inkompetens eller brister i verksamhetskunskaper. Det kan helt enkelt bero på att de inte hänger med i samtalet!

Tänk därför på att:

  1. Prata tydligt och sakta
  2. Använd enkla ord
  3. Svåra ord är tabu
  4. Undvik dialektalt uttal

Vänd olikheter till möjligheter

I uppstarten är ett enkelt knep för att stämma av hur bra man förstår varandra att upprepa essensen i det som har sagts. Då märker man tydligt om alla förstår eller inte och kan anpassa språket efter det.

Extra effektfullt blir det om man låter andra i teamet rita upp det som precis diskuterats på en whiteboard. Detta kan till och med bli en genväg till snabbare kravhantering och rätt kvalitet. Spegeltolkningen är inte bara ett sätt att verifiera. Den frigör i själva verket kreativitet och flexibilitet. Olikheter har vänts till möjligheter!

Jag har nämligen märkt att det som i efterhand visualiseras på en whiteboard ofta blir bättre än ursprungsförslaget. Genom att behöva upprepa något för att verifiera förståelsen har man förbättrat teamets kravhantering.

Relationer är nyckeln till en bra kravhantering

Ofta lägger vi så mycket fokus på att effektivisera vår kravhantering och på att lista ut kraven att vi glömmer bort att fokusera på våra nya relationer. Detta trots att det är relationerna mellan teammedlemmarna som faktiskt skapar ett team.

Om du är utomlands och arbetar brukar det alltid gå snabbare att bygga relationer i teamet om du är öppen för det lokala. Testa den lokala maten, spegla lokala beteendemönster och följ med på lokala fritidsaktiviteter!

I Seoul märkte jag exempelvis att det uppskattades ju kryddstarkare mat jag kunde äta eller när jag bugade vid ankomst och avsked vid möten med koreanska kollegor.

På samma sätt kan man snabbare bygga relationer om man delar med sig av sin lokala kunskap med andra. De lokala kraven i kravhanteringen kommer dessutom vara enklare att förstå om alla i teamet är insatta i den lokala kulturen.

Din inställning och nyfikenhet är nyckeln!

Sammanfattningsvis är det din inställning som är det absolut viktigaste för att lyckas med kravhantering i miljöer med olika kulturer:

  • Var öppen för att vi har olika beteendemönster i olika kulturer
  • Var nyfiken på dina teammedlemmars kulturer
  • Tänk på att ni behärskar engelska till olika nivåer
  • Se olikheterna som möjligheter att få olika perspektiv på kravhanteringen

Skrivet av

Peter Hedrén

har mer än 15 års internationell erfarenhet i globala roller som kravanalytiker, testledare och projektledare. Han har stor vana av att hålla presentationer på olika nivåer i organisationer och drivs av framtagning, koordinering, testning och visualisering av kravspecifikationer – för nya och befintliga system – samt kartläggning och förbättringar av processer.

Prenumerera för mer nyheter och inspiration