Inspiration & Kunskap

Workshop som effektiv metod för kravinsamling!

Har du också varit med i ett projekt där verksamhetskrav förbisetts och nyttoeffekterna uteblivit trots att kravinsamlingen på pappret haft alla rätt? Du har haft kreativa workshopar där olika intressenter tillsammans fått prata om vad de behöver, och du har antecknat allt noga. Men vad gick fel?

”Blickarna möts över bordet och du förstår att du har en intressentkonflikt. Pippi Långstrumps kreativa förslag om hur handläggningstiden för sjukskrivningar på mottagningen skall kortas fick precis Prussiluskan att gå i taket. Prussiluskan minns ju workshopspektaklets spelregler, ”det finns inga rätt och fel” och så, men Pippis förslag BRYTER JU MOT PROCESSEN och så kreativ får man bara inte vara i Prussiluskans värld.

Du försöker desperat att inkludera en mindre aggressiv deltagare i diskussionen och tittar menande på Lille Skutt. Men Lille Skutt är upptagen med att snegla oroligt på Elake Måns och du inser att du nog inte kommer att få honom att säga ett ljud den här gången heller…

Vid dagens slut har du oddsen till trots en lista med verksamhetskrav rörande sjukskrivningsprocessen på medicinmottagningen och med denna i handen lämnar du mötesrummet med en obehaglig känsla av du ändå inte fått med allt.”

Ladda ner vår guide - Lyckas med din kravinsamling

Workshopen är en populär mötesform som används i många sammanhang där kravhantering är inblandat. Sin popularitet till trots är det en kravinsamlingsmetod som ställer stora krav på såväl deltagare som på dig som kravhanterare. Om du inte är uppmärksam är det stor risk att du missar att fånga upp verksamhetskrav och att projektet i sin tur levererar lösningen som inte löste problemet istället för att bidra till verksamhetsnytta.

Vad är då nycklarna till att effektivt använda workshop för kravfångst?

1. Knäck den sociala koden och kreativitetsboosta!

För att nå bra resultat på en workshop krävs det kreativa deltagare och för att våga vara kreativ måste man känna sig trygg. En workshop är ofta sammansatt med deltagare som representerar olika intressentgrupper med motstridiga krav och är det viktigt att skapa en miljö där alla vågar uttrycka sin åsikt. Vissa deltagare är extroverta och andra har ett mer avvaktande förhållningssätt. Det gäller för både dig som kravhanterare och för workshopledaren att vara uppmärksam på deltagarna för att se till att alla kommer till tals. För varje deltagare som likt Lille Skutt i exemplet ovan hamnar i skymundan ökar risken för missade krav.

Ett bra sätt som både stärker gruppkänslan och boostar kreativiteten är isbrytaraktiviteter. Dessa aktiviteter är kreativitetshöjande och stärker känslan om att gruppen når ett bättre resultat än individen. En annan viktig faktor i att skapa en trygg workshopmiljö är att ha tydliga mötesregler så som att ha en diskussion åt gången och inte värdera varandras åsikter.

2. Struktur och facilitering!

Workshopens karaktär som kreativt forum för idéer kräver kontrasterande nog en hög grad av struktur för att tiden skall utnyttjas effektivt. Den som bjuder in till en workshop måste vara tydlig med agenda och mål redan i inbjudan så att deltagarna har en möjlighet att förbereda sig. Under workshopen är det workshopledarens ansvar att se till att givna tidsramarna hålls. Detta innebär i praktiken att hen tar initiativet till att bryta diskussioner som tappat kontext och att parkera frågor som inte kommer att kunna lösas inom given tid. För dig som kravhanterare är workshopen en ständig balansgång mellan att hinna fånga krav inom alla agendans diskussionsområden och samtidigt utforska områdena tillräckligt djupt för att säkerställa så fullständig kravfångst som möjligt.

3. Komplettera med andra kravinsamlingsmetoder!

Under workshopen kommer du sannolikt att få input som du som kravhanterare inte kommer att ha möjlighet följa upp mer ingående under pågående workshop då agendan är styrd och tidsbestämd. Dessutom kan det vara så att vissa deltagare som sitter på verksamhetskrav av olika anledningar inte kommit till tals i den utsträckning som krävs för att du skall lyckas fånga upp deras krav. Därför är det ofta nödvändigt att komplettera workshopen med andra kravinsamlingsmetoder för att få en mer tredimensionell bild av verksamhetskraven. Intervjuer är ett bra komplement eftersom du då kan följa upp de kravembryon som upptäckts upp under workshopen men som du inte hann undersöka mer djupgående vid sittande bord. Att boka en semistrukturerad intervju med workshopdeltagare som inte kommit till tals fullt ut kan vara ett bra sätt att extrahera -men även fördjupa kunskapen om, de verksamhetskraven som dessa har. Utan den tidspress som en workshop kan innebära.

CTA kravinsamling

 

Skrivet av

Sara Almvide

är en passionerad kravhanterare med många års erfarenhet från healthcare, där hon har arbetat både med kravställning vid systemimplementation i kundmiljö och med produktledning. På ADDQ är hon en del av ett initiativ för att öka medvetenheten om vikten av att vara en kravkompetent kundorganisation.

Prenumerera för mer nyheter och inspiration